Maps in SSRS Reports : Showing the right visual for geographical data

As a CRM system contains plenty of interesting data, Microsoft Dynamics CRM offers several levels of reporting. Some, as views, charts or even integrated dashboards, as quite simple and can be created by users without any coding skill. But these first levels of reporting are often (always ?) insufficient for managers and directors. That's why Dynamics CRM offers the ability to create some custom SSRS (SQL Server Reporting Services) reports, that can be fully integrated inside the web application.

SSRS offers great reporting possibilities, and one of them is showing some data on a geographical map, that we will discuss today.

Etant donné qu'un CRM contient tout un ensemble de données intéressantes, Microsoft Dynamics CRM propose plusieurs niveaux d'analyse et de reporting. Les vues, graphiques et autres tableaux de bord sont plutôt simples et peuvent être créés par des non développeurs. Mais ces premiers niveaux de reporting sont souvent (toujours ?) limités pour les managers et dirigeants. C'est la raison pour laquelle Dynamics CRM offre la possibilité de concevoir des rapports SSRS (SQL Server Reporting Services), pouvant être directement intégrés et executés dans l'application.

SSRS offre des possibilités de reporting avancées, telle que la visualisation géographique, sous forme de carte. Nous allons voir un exemple de ce type de visualisation dans cet article.

As a simple example, let's say you have categorized all your contact records by they residential US state. You have now a large amount of data, and you would like to display the amount of contacts, by state, on a US map, instead of a basic table. And of course focusing (using a color scale) on states that have the larger amount of contacts.

Pour illustrer cela, prenons un exemple simple. Disons que nous avons catégorisé nos contacts par leur Etat (américain) de résidence. Vous avez donc une grande quantité de données, et voulez afficher le nombre de contacts, par Etat, sur une carte des Etats-Unis, plutôt que sur un simple tableau. Et bien entendu, vous souhaitez mettre en valeur (en utilisant une palette de couleurs adaptée) les Etats contenant le plus de contacts.

Custom Auto-Post rule on Activity Feeds : Be notified on records you follow

In Microsoft Dynamics CRM 2013, Microsoft introduced the Out-Of-The-Box (OOB) Social Pane, with Notes, Activities and Posts, based on Activity Feeds. The behavior of Activity Feeds is just like Twitter, where users can follow or unfollow some records, mention them on post, and see all posts based on records they follow on their personal wall.

Unlike Twitter, Activity Feeds introduced some "Auto Post Rules" on a few of OOB entities ; on a particular event (let's say when a opportunity is won), a post is automatically created on the record. This feature is great because all the followers are automatically aware, by having a look at their wall, that this opportunity is closed.

Nevertheless, it has some drawbacks (I wouldn't write about it otherwise :) ). First, you cannot create an auto post rule manually (by going to Settings / Auto Post Rules / New for instance). You can only enable or disable existing ones. Second, Activity Feeds does not provide a way to notify (by email for instance) the followers of a record when a post is posted on it (like Yammer does).

As I had to provide this kind of functionality on a CRM 2013 project, I will introduce today a way of having the 2 features that are not included in the OOB Activity Feeds : the Custom Auto Post Rules (using no code, always great to fulfill requirements without code) and the Email Notifications to followers (with a little code, always good to fulfill requirements with a little of coding :) ).

Dans la version 2013 de Dynamics CRM, Microsoft a introduit, en standard le composant "Volet Social", permettant de regrouper les Notes, Activités et Publications, basées sur le flux d'activités. Le flux d'activités fonctionne de la même manière que Twitter, où les utilisateurs peuvent suivre ou ne plus suivre des enregistrements, les mentionner dans une publication, et visualiser les publications qu'ils suivent sur leurs murs personnels.

Le flux d'activités a également introduit des règles de publication automatiques sur quelques entités : lors d'un évenement particulier (lorsque une oppportunité est gagnée par exemple), une publication est automatiquement (sans action de l'utilisateur) créée. Cette fonctionnalité est très pratique car elle permet d'avertir automatiquement les abonnés ("followers") depuis leur mur personnel, que l'opportunité est gagnée.

Mais elle comporte tout de même quelques inconvénients (je n'écrirais pas cet article sinon :) ). Tout d'abord, vous ne pouvez pas créer de nouvelle règle manuellement (par exemple en navigant dans Paramètres/ Règles de publications automatiques/Nouvelle règle). Vous avez seulement la possibilité d'activer ou désactiver les règles existantes. De plus, le flux d'activités ne permet pas de notifier (par email par exemple) les abonnés d'un enregistrement lorsque une nouvelle est publiée sur celui-ci (comme Yammer).

Ayant du les implémenter dans un projet sur CRM 2013, je vais présenter dans cet article une méthode permettant d'avoir ces 2 fonctionnalités : les Règles de publication automatique personnalisées (sans développement, toujours agréable de satisfaire des demandes métier sans code) et les Notifications par email aux abonnés (avec un petit peu de développement, toujours agréable de satisfaire des demandes métier avec quelques lignes de code :) ).

Custom auto-numbering : no code nor add-on needed

In nearly every Dynamics CRM project, you will be asked, at a time or another, to add an auto-numbering field to an entity. If you are (very) lucky, you can use the out-of-the-box auto-numbering feature, included in entities like Case, Campaign or Order. But if you are less lucky (let's say 99% of the time), you will be asked to add this feature on another entity, system or custom.

Dans quasiment chaque projet sur Dynamics CRM, on vous demandera, à un moment ou un autre, d'avoir un champ d'identifiant unique, numéroté par exemple, sur une entité. Si vous êtes (très) chanceux, vous pouvez utiliser un champ standard, inclus sur les entités telles qu'Incident, Campagne, ou encore Commande. Mais si vous l'êtes moins (99% du temps), il vous sera demandé de l'ajouter sur une autre entité, système ou personnalisée.

Hopefully, you have several options for that, each with some advantages and drawbacks. You can use some add-ons, with great options like custom formatting but with some cost, and sometimes unknown maintainability over CRM upgrades. You can use plugins, based on a "counter" custom entity. This won't require any license, but some development (so design and tests), and each enhancement will require more and more coding.

The third option, that I will explain today, does not require any coding, nor add-ons, just a few customizations. It sure has some limitations, but I think it is interesting enough to be detailed.

Heureusement, plusieurs options sont possibles, chacune avec ses avantages et inconvénients. Il existe de nombreux add-ons, avec des fonctionnalités intéressantes (mise en forme avancée par exemple), mais chacun à un coût, sans toujours connaître la compatibilité avec les nouvelles versions de Dynamics CRM. Vous pouvez aussi utiliser des plugins, basés sur une entité personnalisée souvent appelée "Compteur". Cela ne vous coûtera pas de licence mais du développement (et donc de la conception et des tests). Et chaque amélioration nécessitera toujours plus de développement.

La troisième option, que je vais présenter aujourd'hui, ne nécessite aucun développement, ni add-on, juste quelques personnalisations. Elle comporte forcément des limitations, mais elle est assez intéressante pour être détaillée.